Bij Xpect013 zijn we op een aantal locaties gestart met een vernieuwde kijk op wat een ‘goede start’ op de kinderopvang betekent. Deze werkwijze is nog in ontwikkeling en wordt daarom nog niet op alle locaties toegepast.
In die vernieuwde kijk zien we een goede start niet als een los moment, maar als een proces. Een goede start gaat namelijk verder dan alleen wennen op de groep. De ouder maakt als het ware een ‘klantreis’ mee: van het eerste bezoek op de website, naar de rondleiding, het intakegesprek en de plaatsing van het kind op de groep. Het is belangrijk om goed te bepalen wat je als kinderopvang tijdens al die momenten doet en hoe je die op elkaar laat aansluiten. Het belangrijkste is om ouders tijdens deze hele klantreis warm te begeleiden, hen welkom laten voelen en stap-voor-stap relevante informatie te geven. Door de tussenliggende fases actiever in te vullen, maken we het traject voor ouders soepeler, persoonlijker en uitnodigender. Zo wordt het écht een goede start. Voor kinderen, hun ouders én de pedagogisch professionals.
Van website tot plaatsing
Stap 1 - Website: delen van onze missie en visie
Op de website communiceren we over onze werkwijze, visie en wat wij belangrijk vinden in de samenwerking met ouders. Dit komt terug in het eerste persoonlijke contact en bij de rondleiding.
Stap 2 - Rondleiding: als de dag écht op gang is
Tijdens de rondleiding betrekken we ouders actief door vragen te stellen als:
- “Wat hoop je straks te zien als we de groep op lopen?”
- “Wat zou je absoluut niet willen zien?”
De antwoorden van de ouders vormen de basis voor de rondleiding. Als een ouder bijvoorbeeld zegt dat hij het belangrijk vindt dat het kind echt wordt gezien, kunnen we dat moment aangrijpen om de vaste gezichten op de groep te laten zien en uit te leggen hoe wij persoonlijke aandacht vormgeven. Ook is het goed om een bewust moment voor de rondleiding te kiezen. Bijvoorbeeld na half tien, zodat we kunnen laten zien hoe we met de kinderen werken als de dag echt op gang is.
Stap 3 - Persoonlijk contact: handgeschreven kaartje en telefoongesprek
Ruim voor de plaatsing vindt het eerste persoonlijke contact met de ouder plaats, nog vóór de facturatie. Een mooi gebaar is om vanuit de mentor een handgeschreven kaart te sturen waarin het kind welkom wordt geheten en de groepsindeling wordt bevestigd. Vervolgens neemt de mentor telefonisch contact op om het intakegesprek in te plannen. Dit gesprek wordt per e-mail bevestigd.
Stap 4 - E-mail en vragenlijst: informatievoorziening én relatiemiddel
In deze bevestigingsmail staan al een aantal praktische zaken standaard vermeld: de bevestiging van het gesprek, de locatiegids, uitleg over de ouderapp, informatie over hoe we omgaan met zieke kinderen, voeding, slapen, afmelden, en een overzicht van de professionals op de groep met hun directe telefoonnummers. Deze mail dient niet alleen als informatievoorziening, maar ook als relatiemiddel. Het is een manier om het vertrouwen en de verbinding met de ouders te versterken.
Stap 5 - Intakegesprek: verwachtingen delen
Voorafgaand aan het intakegesprek ontvangen ouders een vragenlijst die ze thuis kunnen invullen. Uiterlijk twee dagen voor het gesprek sturen zij deze terug. Zo heeft de pedagogisch professional voldoende tijd om zich goed voor te bereiden en kan het gesprek echt gaan over het kind en de verwachtingen, in plaats van over praktische zaken. Tijdens het intakegesprek is het ook belangrijk om afspraken over het gebruik van de ouderapp te bespreken: wat kunnen ouders van ons verwachten en hoe urgent is het dat zij de app actief gebruiken?
Wat was de aanleiding om dit te gaan doen?
We merkten dat er regelmatig een groot gat ontstond tussen de rondleiding en het daaropvolgende contactmoment: de intake. Ouders komen vaak al tijdens hun zwangerschap bij ons langs om een plek voor hun toekomstige kind te zoeken. De rondleiding is dan een eerste, belangrijke kennismaking waarin we onze locatie, visie en werkwijze laten zien. Daarna ontstaat echter vaak een lange periode zonder duidelijk contactmoment. Tegen de tijd dat het intakegesprek plaatsvindt, begint het proces voor ouders eigenlijk opnieuw. We moeten elkaar weer leren kennen en de verwachtingen afstemmen. Het gesprek gaat dan niet alleen over praktische informatie, maar ook over het opbouwen van vertrouwen. Hierdoor voelt de intake soms als een tweede, ‘eerste kennismaking’, in plaats van een logisch vervolg op de rondleiding. Dit is een gemiste kans.
Hierbij spelen wederzijdse behoeftes ook een grote rol. Wanneer verwachtingen tussen professionals en ouders niet vanaf het begin uitgesproken worden, ontstaat er ruimte voor aannames, onzekerheid en misverstanden. Ouders weten niet precies wat ze van ons kunnen verwachten en wij weten nog onvoldoende van hen en het kind om vanaf de rondleiding goed aan te sluiten bij de behoeften.
Wat ervaren de kinderen?
Als ouders en professionals samen optrekken, profiteert het kind het meest. Door elkaar te informeren, te ondersteunen en te vertrouwen, creëer je de beste basis voor de ontwikkeling van ieder kind. Wanneer ouders en pedagogisch professionals hun verwachtingen delen over bijvoorbeeld slaap, voeding, troosten of andere contactmomenten, ontstaat er afstemming. De pedagogisch professionals en ouders sluiten beter aan bij wat het kind nodig heeft wanneer zij met elkaar afstemmen. Dat zorgt ervoor dat het kind in een veilige en voorspelbare omgeving opgroeit. Een kind voelt feilloos aan hoe professionals en ouders met elkaar omgaan. Als ouders en professionals goed op één lijn zitten, straalt dat rust en veiligheid uit. Die emotionele stabiliteit helpt het kind om zich te hechten en om zich te ontwikkelen.
Wat ervaren de ouders?
Het uitspreken van verwachtingen geeft ruimte voor open communicatie en gelijkwaardigheid. Ouders voelen zich gehoord en gesteund, en professionals kunnen beter aansluiten bij de thuissituatie. Zo ontstaat een partnerschap waarin iedereen samenwerkt aan hetzelfde doel: een goede start. Het is dus belangrijk om ouders vanaf het allereerste contactmoment mee te nemen in de wederzijdse afspraken: Wat mag een ouder van het kinderdagverblijf verwachten en wat verwachten wij als dagverblijf van de ouder? Dit is geen eenmalig gesprek, maar een onderwerp dat steeds opnieuw op de agenda moet komen. Want als verwachtingen niet worden uitgesproken, kan het gebeuren dat ouders zich teleurgesteld voelen wanneer ze niet worden waargemaakt. Daarom moeten ze in elk contactmoment met ouders terugkomen. Vanaf het eerste bezoek aan de website tot aan de dagelijkse gesprekken op de groep.
Goed voorbereid op oudercontact
De grootste winst ligt in het ondersteunen van de professionals: hen helpen om zich goed voor te bereiden op het oudergesprek, zodat ze echt een waardevol gesprek over het kind kunnen voeren. Het scholen van professionals in het hebben van oudercontacten is daarom belangrijk. Want hoe beter professionals weten hoe ze verwachtingen kunnen verwoorden en afstemmen, hoe sneller ze een band opbouwen met een ouder. Zo bouwen we samen aan een sterke, open relatie tussen ouders en kinderdagverblijf, gebaseerd op duidelijke wederzijdse afspraken en oprechte betrokkenheid. Dit zorgt, zoals eerder gezegd, voor een écht goede start van het kind.
